Vormen

Procesmanagement is een vak, met methoden, technieken en instrumenten. En met opvattingen over de manier waarop je die wanneer en met welke doeleinden inzet. In de loop van tientallen jaren zijn tal van vormen uit de praktijk opgekomen. Sommige kruipen dicht aan tegen de praktijken uit de Mutual Gains Approach, en zijn daarmee uitermate geschikt wanneer onderhandeld moet worden over het realiseren van belangen. Andere vormen gedijen heel goed in een omgeving die sterk wordt gekleurd door politiek-bestuurlijke besluitvorming. En weer andere procespraktijken zijn heel handig om samen kansrijke oplossingsrichtingen voor netelige vraagstukken te genereren.

School

Het mooie is dat je je niet tot een specifieke school hoeft te bekeren. Procesmanagement is wel een vak, maar geen professie. Als je naar eigen inzicht put uit de grote rijkdom aan benaderingen en gereedschappen en daaruit een aanpak op maat samenstelt, is er niemand die je tegenhoudt, je vanuit een vakvereniging tot de orde roept of uiteindelijk je certificaat intrekt – want dat bestaat allemaal niet. Hooguit, maar daarom niet onbelangrijk, wordt er van je verwacht dat je je keuzes om iets te doen of te laten kunt verantwoorden. Je moet er, met andere woorden, over hebben nagedacht en daarover kunnen vertellen.

Gereedschap

Dat maakt de vraag relevant, waar je begint en hoe je kiest uit die enorm grote gereedschapskist vol methoden, technieken en instrumenten. Moet je, om goed te kunnen kiezen, eerst alle theorie doorwerken en de handelingspraktijken waar die theorie uit voortkomt doorgronden, voordat je kunt kiezen tussen hamer en aambeeld, soldeerbout en slijptol? De vraag is retorisch, want zou je dat moeten, dan kwam je tot niks. En procesmanagement is wat mij betreft bij uitstek een vak dat is gericht op het realiseren van praktische doelen en resultaten. Het moet je in staat stellen om à tempo perspectief te bieden op werkbare oplossingen voor ingewikkelde vraagstukken. Daar past geen dynamiek bij van eerst lang studeren voordat je in je gereedschapskist gaat rommelen.

Diagnose

Maar hoe dan wel? Het begint wat mij betreft bij het stellen van een diagnose – zitten er proceselementen in mijn klus en zo ja, waar dan? Schiet ik, bijvoorbeeld, op een bewegend doel, of is dat doel gefixeerd? Weet ik met wie ik van doen heb of is het netwerk van actoren grotendeels onbekend? Vindt besluitvorming op één punt plaats, of diffuus en gespreid over meerdere actoren? Zo’n diagnose, die je met een quick scan vrij eenvoudig kunt doen en bespreken met je procespartners, geeft je een hint waar je eerste procesinterventies zich op moeten richten.

Kiezen

Om daar trefzeker mee te zijn heb je enig inzicht nodig in waar je in het basisritme van een procesronde staat. Ben je bezig met voorbereidende vragen als: waar gaat dit over, wie doen er allemaal mee (arrangeren)? Ben je met elkaar oplossingsrichtingen aan het verzamelen (combineren)? Of ben je er al aan toe, de uitkomsten vast te leggen en daar met elkaar over te besluiten (effectueren)? Stel je dat basisritme in het platte vlak voor als een pijl in de tijd, dan kun je zichtbaar maken waar je nu bezig bent. Combineer dat met de diagnose uit de quick scan, en je kunt beredeneerd uit de gereedschapskist kiezen met welk gereedschap je waar, wanneer en op welke manier intervenieert.