Rimpeling

Procesmanagement is een talig vak. Met woorden roep je beelden en associaties op bij je gesprekspartner. Welke dat zijn, daar heb je maar beperkt controle over. Woorden zijn als stenen die je in de vijver gooit, mikt, laat glijden of ketsen. Ze veroorzaken een vloedgolf, een rimpeling, ze beroeren het oppervlak lichtjes of scheren eroverheen.

Vlakte

Een woord is een interventie. Noem je klus een proces en voor sommigen verruim je een speelveld dat ze als te nauw ervoeren. Anderen plaats je ermee op een kale vlakte zonder begrenzing. De ene opdrachtgever denkt: “Alles goed en wel, maar hoe lang gaat dat duren en wat kost dat?”. En de andere: “Eindelijk een manier om concreet te maken wat ergens voor mijn dinges zweeft.”

Ingreep

De klus noemen wat hij is, is je eerste ingreep. De andere volgen daaruit. Leid je een project, dan doe je andere dingen dan wanneer je een programma of proces stuurt. Of misschien heet wat je doet een taak, een opgave, opdracht, karwei, voer je een werk uit (of een werkje). Een opdracht is eenmalig; die voer je uit, je rapporteert over voortgang en uitkomst en gaat door naar de volgende. Een taak herhaalt zich, die verricht je en je trekt aan de bel als zich een obstakel voordoet. Elk woord, elke naam brengt een andere betekenis mee en op de slippen daarvan andere handelingen en verantwoordelijkheden.

Goudschaaltje

Woorden hebben gevolgen. Hoe je je klus noemt is niet waardevrij, maar idealiter de uitkomst van een professionele, voor feedback vatbare handeling. Nadat je een aantal woorden uit de voorraad die tot je beschikking staat op een goudschaaltje hebt gewogen, kies je er een.

Keuzestress

Kiezen roept positieve associaties op: bepalen wat nu het beste is. Maar ook veel negatieve – kiezen voor het ene lijkt op kiezen tegen het andere. De voorkeur geven aan dit, klinkt als het afkeuren van dat, of op zijn best er neutraal tegenover staan. Kiezen leidt tot keuzestress: er is zoveel om uit te kiezen, misschien zien we wel iets over het hoofd dat nog beter is. Niet weten wat we missen wordt vermoeden dat we iets missen, en door dat gebrek aan feedback voelen we ons slecht op ons gemak. Kiezen is een beladen beslissing.

Convergeren

Je ziet het elke keer in een proces, als deelnemers allerlei mogelijke uitkomsten hebben bedacht (divergeren) en de werking ervan uit en te na hebben verkend (exploreren). Tot dusver niks aan de hand: alles is immers nog mogelijk. Maar dan wordt het tijd om die variatie terug te brengen tot een overzichtelijk aantal opties: convergeren. We weten nu dat we op tal van manieren een oeververbinding kunnen realiseren – met welke mogelijkheden willen we verder?

Ingreep

Convergeren wordt vaak ervaren als kiezen en brengt dan keuzestress mee. Divergeren en exploreren waren creatieve en energierijke stappen, maar nu daalt de stemming. Convergeren is een maaltje dat met lange tanden wordt gegeten.

Daar is met techniek, zoals een multicriteriamatrix, wat aan te doen. In essentie verzorgen we met zulke techniek directe feedback op onze keuzes. Dat biedt overzicht en daardoor comfort.

En daar is wat aan te doen door convergeren niet neer te zetten als kiezen, maar als scherpstellen, overzicht aanbrengen, aanstrepen, verdiepen, uitwerken, delven, concentreren. Een woord is hier een goede ingreep als het energie en zin meebrengt en leidt tot focus.