High brow en Hands on
De literatuur over procesmanagement bevat veel verstandige dingen over bijvoorbeeld de complexe context waarin processen zich afspelen, het procesontwerp of de procesarchitectuur, het zoeken van doorwaadbare plaatsen, het maken van koppelingen en verbindingen, en over het totstandbrengen van besluitvorming.
Het lijkt daardoor weleens alsof procesmanagement een high brow en geleerd vak is, terwijl er natuurlijk ook de hand aan de ploeg moet worden geslagen. Er moeten doelen geïdentificeerd, deelnemers benaderd, gestimuleerd, aangesproken, uitgesloten, oplossingen en uitwegen verzonnen, middelen bij elkaar gesprokkeld. Procesmanagement biedt geen prettige verblijfplaats op de tribune, maar noeste arbeid in de arena.
Hard labeur
Dat wil overigens niet zeggen dat procesmanagement per definitie een hard labeur is. Wie zijn werkvormen slim kiest, kan effectief, efficiënt en met werkplezier mooie resultaten boeken.
Jammer genoeg wordt er in de procesliteratuur nou juist over werkvormen zelden iets gezegd. Wie daarover zijn licht wil opsteken, kan beter terecht bij gespecialiseerde werken (zoek bij bol.com op “werkvormen”). En ook op het internet zijn veel werkvormen te vinden – Google geeft bijvoorbeeld meer dan 200.000 hits op de gecombineerde zoektermen “werkvormen omgevingsmanagement”.
Werkvormen en procesmanagement
Het is dan ook eenvoudiger werkvormen te vinden, dan te kiezen. Daar zijn dan weer recepten voor, door vragen te beantwoorden als: wat wil je bereiken? Wat moet er klaar zijn als je klaar bent? Wie doen er mee?
Toch voelt dat ongemakkelijk. Veel werkvormen lijken niet speciaal voor een procescontext gemaakt. De keuze voor de ene of de andere komt vaak willekeurig over, en lijkt in der haast gemaakt doordat iemand zich bedacht: o ja, hoe gaan we het eigenlijk doen?
Maar hoe passen werkvormen en procesmanagement dan in elkaar? Hoe maak je een werkvorm tot voorwerp van professionele, reflectieve actie? Hoe zorg je ervoor dat ontwerp en sturing van een werkvorm bijdraagt aan ontwerp en sturing van het proces?
Gamestorming
David Gray is een van de drijvende krachten achter het concept Gamestorming *) en de gelijknamige website. Onlangs was hij in Leuven voor een workshop, georganiseerd door Flanders DC en AGILEMinds, om gamestorming uit te leggen en toe te passen. En al noemt Gray het niet zo, wat hij in feite heeft gedaan is het ontwikkelen van een grammatica voor werkvormen. Meer specifiek voor werkvormen die je toepast in vage kaders en die daarin een flexible structuur aanbrengen.
Wie die grammatica volgt, zet in het ontwerpen en toepassen van werkvormen vijf stappen. Met de eerste twee richt je letterlijk en figuurlijk de ruimte in waarin de werkvorm zich ontwikkelt. Dan volgt het produceren van variatie: opties, mogelijkheden, hypothesen. Stap vier is verkennen en experimenteren: wat is kansrijk, wat niet? Stap vijf is conclusies trekken en actie ondernemen.
Grammatica
Gray’s grammatica voor werkvormen in een procescontext valt dus nagenoeg samen met de regels voor procesontwerp (de 5 stappen) die je in de literatuur over procesmanagement en interactief beleid vaak tegenkomt. Regels die een procesmanager dromend hanteert. Toepassing van die grammatica biedt een procesmanager dus de mogelijkheid, een werkvorm precies op de maat van zijn proces te snijden. Daarmee is het kiezen en gebruiken van werkvormen dus niet
moeilijk maar hooguit ingewikkeld.
*) Gray, David, et.al.: Gamestorming, O’Reilly Media 2010, ISBN 978-0596804176