Marie-Josée Dries - 06 22455433       Gert van der Kolk - 06 51050119 info@oio.nl

PDF

Niet

Procesmanagement als goed beschreven en niet mis te verstaan vak bestaat niet. Er is geen algemeen erkend vakdiploma, geen opleidingsinstituut waar je dat zou kunnen halen, geen instantie die toeziet op certificering, geen beroepsvereniging.

Wel zijn er tal van handelingspraktijken – bij overheden, in het bedrijfsleven, in hybride organisaties – waar de sticker “procesmanagement”, “processturing” of “proceskunst” of “procesregie” op kleeft. Daarin valt een basispatroon te ontdekken. Dat bestaat uit het inzicht dat samenwerking tussen partijen met uiteenlopende belangen nodig is, om iets tot stand te brengen. En dat bestaat uit het basisritme van het procesontwerp. Vrijwel elke praktijk kent een fase van divergeren, waarin je samen oplossingsmogelijkheden verkent. En het convergeren: samen afstrepen van mogelijkheden, tot de meest kansrijke overblijven.

Belangen

Met die handelingspraktijken zijn belangen verknoopt. Van (boek)verkoop bijvoorbeeld, of van geleerdheid, van met-je-poten-in-de-modder-staan of van “zo doen we het hier”. En die belangen nopen weer tot onderscheid en opvallen. Dan zijn de verschillen groter dan de overeenkomsten. Bijvoorbeeld als het gaat om onderliggende principes. Denk aan bescherming van kernwaarden van partijen en het creëren van win-winsituaties. Of om beloofde opbrengsten – zoals consensus, draagvlak en draagkracht voor resultaten of integrale uitkomsten…

Honderd

Het lijkt een beetje op “laat honderd bloemen bloeien” – maar dan zonder de cynische bedoeling die die strategie ooit had. Integendeel: het ontbreken van één standaard biedt mensen en organisaties de mogelijkheid het vak van procesmanagement naar eigen behoefte te ontwikkelen en professionaliseren. En wie het basispatroon (aanleiding, basisritme, zie hiervoor) adopteert, houdt aansluiting bij wat elders is en wordt ontwikkeld.

Hoe pakken we dat aan? Het is niet de bedoeling te blijven hangen in “We doen maar wat”. En het is evenmin de bedoeling om vast te lopen in ellenlange theoretische beschouwingen. Het 70-20-10-model biedt een handvat: mensen leren een vak vooral in de praktijk en van collega’s en in mindere mate op cursus.

Startpunt

De praktijk van alledag is het startpunt. Die is een goudmijn waarin de ervaringen van medewerkers klaarliggen, om op regelmatige en systematische basis gewonnen te worden. Er is niet veel nodig voor dit soort datamining. Een collega die goed onbevangen vragen kan stellen. Een paar medewerkers die “procesmanager” op hun kaartje hebben staan, zelfverklaarde procesmanagers of mensen die het basispatroon in hun werkaanpak herkennen. Vraag naar kantelpunten, momenten van de waarheid, naar wat volgens de ervaring helpt om een proces tot een succes te managen.

Informatie

Van de data die twee keer een uur praten oplevert valt prima informatie te maken. Maak rubrieken, zoals: Wat houdt het vak in? Welke vaardigheden zijn essentieel? Aan welke knoppen kun je draaien om een proces te sturen? Onder welke randvoorwaarden komt dit vak verder?

Buitenboord

Leg die informatie voor aan de collega’s die zich ook met procesmanagement bezighouden. Wat herkennen zij in hun eigen praktijk, wat niet? Wat mag weg, wat moet erbij? Wat gaan zij morgen in hun klus toepassen? En als het overmorgen is: wat heeft dat opgeleverd? Da capo.

Zo kan een op maat gesneden praktijktheorie van procesmanagement ontstaan. Die wordt ontwikkeld en onderhouden door wie er in de praktijk mee werken. En daarin schuilt de kracht en de zwakte van deze benadering. De praktijk is soms overweldigend en dan sneuvelt de gezamenlijke vakontwikkeling als eerste. Een buitenboordmotor kan helpen. Iemand die zegt: “Zullen we weer?” en de daad bij het woord voegt.