Marie-Josée Dries - 06 22455433       Gert van der Kolk - 06 51050119 info@oio.nl

PDF

Issue

In de trainingen projectmatig werken die we doen is het samenspel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer meestal een groot issue. Verwonderlijk is dat natuurlijk niet – want om een klus op tijd, binnen budget en conform specificaties op te leveren, moet je aan de start weten waar de finish ligt en welke hulpmiddelen je hebt om over de streep te komen. Een en ander geeft vaak gedoe – omdat de opdracht onhelder is en soms zelfs ontbreekt, omdat de opdrachtgever zich niet om het project bekreunt, omdat de opdrachtnemer zijn opdrachtgever niet op diens rol en verantwoordelijkheid durft aan te spreken, et cetera.

Dinges

In trainingen procesmanagement zetten deelnemers het samenspel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vaak op een andere manier op de agenda. Zij zien zich bijvoorbeeld voor de opgave geplaatst om met een potentiële opdrachtgever diens vage behoeftestelling (“ergens zweeft iets voor mijn dinges”) te verhelderen, een eigenaar voor een probleem te vinden of draagvlak en draagkracht voor oplossingsrichtingen te creëren. In projectmatig werken is het werken aan een onheldere opdracht, zonder opdrachtgever en in een omgeving waarin niemand dan de projectleider van het project houdt een recept voor mislukking. In procesmanagement zijn zulke omstandigheden juist het begin van een mogelijke opdracht, mits er iemand is die van die zaken last heeft of er ongemak door ervaart. Het hangt dus af van het gereedschap dat je hanteert of je vindt dat het verkeerslicht op rood danwel groen staat.

Dilemma

Ben je als opdrachtnemer onafhankelijk of ben je partij? Dat dilemma horen we in projectmatig werken vrijwel nooit en in procesmanagement juist altijd langskomen. Voor projectleiders lijdt het doorgaans geen twijfel: zij zijn haast schaamteloos loyaal aan het project en de te behalen resultaten, gaan door roeien en ruiten om de opdrachtgever de kwaliteit te bieden die hij verwacht en zijn in die zin overduidelijk partij. Bij mensen die zich met procesmanagement bezighouden is dezelfde vraag echter vaak een dilemma met morele aspecten. Hun idee of intuïtie is dat je beter draagvlak en draagkracht kunt creëren en belangen bij elkaar kunt brengen als je onafhankelijk bent en dat het verstorend werkt op het proces als je partij bent of kiest. “Maar hoe kan ik onafhankelijk zijn als ik bij een van de deelnemende partijen werk of mijn rekening door een van hen wordt betaald?”

Onafhankelijk

Als wij een opdracht krijgen willen we altijd graag één opdrachtgever van vlees en bloed – die kun je tenminste bellen als het tegenzit. Bij procesopdrachten wijken we daar soms vanaf en hebben we graag een opdrachtgevend comité waarin de procespartijen vertegenwoordigd zijn die de rekening verdelen. Daarmee komt tot uitdrukking dat we niet voor een partij werken.

En onafhankelijk? Ook een procesmanager heeft belangen – moet de schoorsteen laten roken, heeft een opdracht meegekregen, wil zijn vak goed uitoefenen en ziet graag dat zijn inspanningen tot concrete uitkomsten leiden. Het helpt als zulke belangen transparant zijn. Neem de Alderstafels, die het kabinet adviseren over de ontwikkeling van de luchthavens Schiphol, Eindhoven en Lelystad. Op de website kun je lezen dat het secretariaat inwoont bij het ministerie van Infrastructuur, gevestigd aan nota bene de Plesmanweg, en dat het gaat om het accommoderen van de groei van de luchtvaart. Je kunt zelf afwegen of je dat onafhankelijk of onpartijdig genoeg vindt om in te stappen of de uitkomsten te gebruiken.