Marie-Josée Dries - 06 22455433       Gert van der Kolk - 06 51050119 info@oio.nl

Altruïsme

Een observatie die veel procesmanagers doen is dat ze “buiten” hun hart ophalen maar afknappen op “binnen”. Partijen buiten willen wat, zijn blij dat je langskomt en iets voor ze kunt betekenen. En als het erop aankomt willen ze best een beetje inschikken om ruimte te maken voor andere procesdeelnemers. Of iets harder lopen om de taart wat groter te maken. Niet uit altruïsme, maar uit welbegrepen eigenbelang. “Wat ik wil, zal niet gebeuren zonder de ander. Ik kan maar beter zorgen dat die aangehaakt blijft.” En die ander denkt vanuit zijn positie hetzelfde.

Stoom

Tot zover niets aan de hand. Maar dan de “binnenwereld” van bazen en baasjes, adviseurs, juristen, controllers, risicoanalisten, beleidsmakers en financieel specialisten. Die willen ook allemaal meepraten over de inhoud en de besluitvorming. Frustratie, stoom uit de oren, gevoelens van onmacht bij de procesmanager. Want die binnenwerelders werken vanuit tegengestelde belangen, zien louter beren op de weg, denken in problemen en niet in oplossingen, brengen vertraging in plaats van versnelling.

Wat gaat hier nu mis?

Uitvoeren

“Binnen” moet veelal uitvoeren wat “buiten” heeft bedacht. Dat betekent: in het beleid inpassen, er beleidsregels bij bedenken, de financiën klaarzetten, een besluit organiseren. En ervoor zorgen dat alles goed kan worden verantwoord, zodat rechtszekerheid en rechtsgelijkheid zijn geborgd. En als “binnen” niet op tijd heeft meegedacht, ziet men zich voor de taak gesteld een vierkant blokje door een cirkelvormig gat te timmeren. Dat gaat niet, zoals iedereen weet die wel eens een bezoekje aan het consultatiebureau heeft gebracht. Het heeft niet zoveel zin daar het blok of het gat de schuld van te geven. Het is de opgave, de boel passend te krijgen.

Tegenover

Wat daarbij niet helpt is dat in veel managementlectuur – die uiteindelijk altijd gaat over de vraag: hoe organiseren we ons werk zo, dat we problemen effectief oplossen? – “binnen” en “buiten” en “systeemwereld” en “leefwereld” tegenover elkaar worden gezet. Dat houdt weliswaar de analyse van het probleem helder en eenvoudig. (Kort gezegd: de systeemwereld van regels en richtlijnen verstikt de leefwereld van personen en partijen. “Binnen” begrijpt en levert niet wat “buiten” nodig heeft.) Maar dat leidt ook tot een niet erg effectieve oplossingsrichting: systeemwereld en “binnen” aanpassen. Dat blijkt net zo moeilijk als het veranderen van leefwereld en “buiten”. Nog meer frustratie, stoom uit de oren.

Kampen

Ik denk dat het onderscheiden van binnen en buiten, van leefwereld en systeemwereld, goede verklaringen kan geven waarom iets al dan niet werkt. Maar voor wie een proces heeft te managen is het als handelingsperspectief ontoereikend. Het creëert van meet af aan twee kampen, met ogenschijnlijk tegengestelde belangen. En vervolgens gaat er veel tijd en energie naar uit om “binnen” en systeemwereld te disciplineren.

Passend

Het onderscheiden van bedoeling en effect biedt een productiever handelingsperspectief om alles passend te krijgen. Want in de context van een proces is samenwerking een middel tot een doel. Hoe houden we de binnenstad bereikbaar? Hoe zorgen we ervoor dat Nederland droge voeten houdt? Het handelingsperspectief wordt dan: wat is het effect van mijn en dijn handelen? Draagt dat bij aan het doel, of doet het eraan af? Vanuit dit perspectief bestaan “binnen” en “buiten” niet uit kampen maar uit procespartijen die moeten samenwerken. En is het de opgave van een procesmanager, dat effectief te organiseren.