Proceskwaliteit

Opties

Doordat we een proces met methoden, technieken en instrumenten kunnen ontwerpen en besturen, maken we het ontwikkelbaar. We kunnen dan immers een gesprek voeren over de kwaliteit van ontwerp en besturing, om die zo nodig te verbeteren. Dat roept de vraag op, waar we die proceskwaliteit aan afmeten. We hebben een aantal opties.

Context

Procesmanagement zetten we doorgaans in als de omstandigheden in hoge mate onzeker, instabiel en onoverzichtelijk zijn. Door methoden, technieken en instrumenten van procesmanagement navolgbaar toe te passen ontstaat voor procesdeelnemers een context met meer zekerheid over mogelijke uitkomsten, meer stabiliteit in de onderlinge verhoudingen van de spelers op het speelveld en meer overzicht over procesdoorloop en -verloop. Naarmate procesontwerp en -besturing meer zekerheid, stabiliteit en overzicht bieden aan procesdeelnemers, is de kwaliteit hoger.

Aanleidingen

Ook kunnen we proceskwaliteit verbinden aan de aanleidingen om procesmanagement in te zetten: het realiseren van een idee, obstakelvrij maken van een klus resp. organiseren van een complex besluit. De controlevragen voor een check op de proceskwaliteit liggen dan voor de hand. Dragen procesontwerp en -besturing eraan bij dat een idee voorstelbaar, maakbaar en haalbaar wordt? Dat een obstakel uit de weg wordt geruimd zodat de klus weer voortgang vindt? En dat een complex besluit niet alleen kan worden genomen maar ook zal worden uitgevoerd?

Inrichting

En we kunnen ons beeld van de kwaliteit van een procesronde verbinden met de manier waarop we een procesronde inrichten. Dat gaat in 3 stappen van elk 3 substappen. We arrangeren een speelveld met daarop spelers en spelregels. We combineren belangen en behoeften door oplossingen te divergeren, exploreren en convergeren. En we effectueren de uitkomsten door ze vast te leggen, erover te besluiten en ze op te volgen. Bij elke (sub)stap hoort een kwaliteitsvraag.

1. Hebben we het speelveld homeomorf begrensd: zodanig, dat procesdeelnemers hun belangen in het vraagstuk kwijt kunnen zonder het daarmee voor anderen stuk te maken?
2. Nemen de spelers die we op het speelveld hebben geplaatst voldoende schaarse middelen mee, waarmee we de doorloop van deze procesronde kunnen realiseren?
3. En hebben de spelers op dat speelveld zich gecommitteerd aan de spelregels?
4. Hebben we het divergeren zo ingericht, dat er variatie in oplossingsrichtingen ontstaat en er dus daadwerkelijk wat te kiezen / af te strepen / te parkeren valt?
5. Exploreren we van alle aangedragen oplossingsrichtingen de bedoeling die zij meebrengen, het effect dat zij hebben en de mate waarin bedoeling en effect uiteenlopen?
6. Weten we bij het convergeren optimale uitkomsten te realiseren door de belangen en behoeften van procesdeelnemers kansrijk te combineren?
7. Maken we werk van het vastleggen van de uitkomsten van een procesronde, zodat die daarmee voor procesdeelnemers, opdrachtgever, stakeholders, belangstellenden etc. worden gemarkeerd?
8. En formaliseren we die uitkomsten, door erover te (laten) besluiten?
9. En hebben we in dat besluit voorzien in opvolging, zodat we zicht hebben en houden dat het ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd?

Checklist

Op een checklist kun je voor elke substap aangeven, wat naar jouw idee de stand van zaken is in het proces dat je managet, variërend van helemaal groen: alles in orde, tot helemaal rood: nu ingrijpen, en alles wat daartussen zit. Ook kun je de motivatie van je keuze daarbij aangeven – en daarmee het gesprek openen en je aanpak voor beter geven.