Hoe?
Hoe verkoop ik wat ik doe? Wie zich professioneel met procesmanagement bezighoudt komt vroeg of laat voor die vraag te staan. Soms letterlijk: hoe zorg ik ervoor dat ik betaald krijg voor mijn procesmanagende activiteiten? En soms figuurlijk: hoe zorg ik ervoor dat de ander mijn werk herkent en erkent als een effectieve en zinvolle bijdrage?
Procesmanagement zien we als een verzameling instrumenten én een aantal opvattingen over de toepassing ervan, die bij uitstek geschikt zijn om in te zetten voor wie moet handelen in ruime kaders. Bijvoorbeeld als niet duidelijk is wie of welke instantie over een probleem of oplossing een besluit kan nemen dat ertoe doet. Als niet duidelijk is, wie over een probleem of oplossing meepraat, meedenkt, meebeslist – voor of achter de coulissen. Als over probleemstelling of oplossingen nog honderd bloemen bloeien.
Methoden en technieken van procesmanagement bieden een professioneel houvast, om van dergelijke diffuse omstandigheden een voordeel te boetseren. De procesmanager is gebaat bij een type interventies dat niet altijd even makkelijk valt te verkopen. Hoe leg je uit dat het de moeite waard is om tijd te investeren in de probleemverkenning? Dat het probleem verdiepen en verrijken de kans op een oplossing vergroot? Dat je effectiever bent achter de schermen dan op het toneel?
Tussenfuncties
In hun essay De Boom en het Rizoom *) laten Van der Steen c.s. zien dat dit soort verkoopproblemen inherent is aan wat zij tussenfuncties noemen. Wie een tussenfunctie bekleedt, opereert letterlijk en figuurlijk in het grensgebied tussen organisaties en zorgt voor verbinding tussen actoren binnen en buiten. Zo’n verbinder van belangen, behoeften en randvoorwaarden is effectief door buiten gebaande paden te treden. In de woorden van Van der Steen c.s. passen tussenfuncties niet bij de beleids-, plannings- en controllogica van de bureaucratie waar ze deel van uitmaken.
De Boom en het Rizoom plaatst het verkoopprobleem van tussenfuncties in de context van netwerksturing door de overheid. Maar ook in commerciële omgevingen zien we zulke tussenfuncties – procesmanagers die worden ingehuurd om vraagstukken die vastzitten vlot te trekken, thema’s op een bestuurlijke agenda te krijgen, besluiten te organiseren die in de bestuurlijke drukte niet verloren gaan etc.
Commercie
Wie werkt vanuit een commerciële tussenfunctie heeft een dubbel verkoopprobleem. De kans is groot dat hij niet past bij de logica van de opdrachtgever – die stelt immers belang in een snelle en goedkope oplossing van zijn vraag, en voor hem zijn de interventies van de procesmanager contra-intuïtief. En ook in de moederorganisatie heeft een procesmanager wat uit te leggen. Die vertaalt effectiviteit in doorberekening en zichtbaarheid, maar het eerste is niet altijd aan de voorkant al te regelen en het tweede aan de achterkant niet altijd wenselijk. Het is immers beter dat de opdrachtgever in de spotlights staat.
Serieus, maar niet ernstig
Nu is zo’n dubbel verkoopprobleem wel serieus, maar niet ernstig. Een ervaren procesmanager organiseert rugdekking van iemand in zijn moederorganisatie, die begrijpt wat hij doet, dat met welgevallen beziet en met gezag tegen opponenten verdedigt. Daardoor kan hij blijven werken op en in het grensvlak tussen organisaties en hun logica. Dat levert een creatieve spanning waar de procesmanager garen van spint.
*) Steen, M. van der, c.s.: De Boom en het Rizoom, Den Haag 2010. Google op de titel.