Marie-Josée Dries - 06 22455433       Gert van der Kolk - 06 51050119 info@oio.nl

Corvee

Het maken van verslagen van overleggen en andere bijeenkomsten wordt vaak ervaren als corvee. En als niet nuttig bovendien, want wie lèèst nou een verslag?! Nee, liever een actiepuntenlijst, een filmpje op youtube of facebook of, bij wijze van sfeerimpressie, een tekening dan het saaie en best ingewikkelde gepruts aan een verslag.

Streng

Ik kwam voor het eerst ermee in aanraking door het standaardwerk van dr H.A.J.M. Lamers: “Hoe schrijf ik een wetenschappelijke tekst?”. Zijn antwoord was volgens de ondertitel ook van toepassing op rapporten, scripties en verslagen. Het blauw van het omslag was net zo hermetisch als de inhoud van het boek. Tussen voor- en achterplat was de streng vermanende tekst verdeeld in tal van paragrafen, subparagrafen en sub-subparagrafen, gerubriceerd door opsommingstekens en nummeringen, waar nodig cursief benadrukt en met tabellen en stroomdiagrammen geïllustreerd.

Boekje

Minstens zo intimiderend was dat de auteur zijn pennenvrucht van bijna tweehonderd pagina’s niettemin consequent boekje noemde – wat moest dat worden als hij er ooit een boek van zou maken? Het boekje stond centraal in zijn hoorcolleges en hoe het examen was laat zich raden. Ik ging haast liever nog een keer op voor wiskundige analyse.

Labeur

Door vorm en inhoud wekte het boekje dus de indruk dat het schrijven van bijvoorbeeld  verslagen ronduit een hard labeur is. Toch jammer – het heeft even geduurd voor ik inzag dat het maken van een goed verslag op z’n minst ambachtelijk werk is en soms ronduit een kunst. Een verslag is niet enkel een verzameling woorden op papier, maar óók de vastlegging van de uitkomsten en opbrengsten van een procesronde met een materiële, procedurele en symbolische betekenis.

Betekenis

Materieel, want je kunt het vastpakken of als bijlage aan een e-mail plakken, er doorheen bladeren, naar verwijzen, aantekeningen bij maken.

Een verslag heeft ook procedurele betekenis. De deelnemers leggen er verantwoording mee af bij hun achterban, het komt op de agenda voor een volgend overleg om dan te worden bij- en vastgesteld, je kunt er bij onduidelijkheid op terugvallen.

De symbolische betekenis geeft een verslag extra gelaagdheid. Dan is het de stolling van een spannende bijeenkomst, een container van informatie en vooral ook een bron van herkenning voor wie aan een overleg hebben bijgedragen.

Ambachtelijk

Het is ronduit ambachtelijk werk om een verslag zodanig te slijpen dat al die facetten tot uiting komen. Dat het letterlijk en figuurlijk gewicht heeft, dat er iets mee te doen valt (over besluiten, naar verwijzen, dienovereenkomstig handelen) en dat het ook ergens voor staat (de bedoelingen van de sprekers, de wil van de aanwezigen).

Een goed verslag, bijvoorbeeld, buigt in zekere mate tijd en ruimte van een bijeenkomst. Een vakkundige verslaglegger slaagt er in om van de brokkelige, hardop gedachte, van de hak op de tak springende, soms al te beknopte maar vaak juist eindeloos uitweidende bijdragen van deelnemers een opgepoetste, strakgetrokken, samenhangende representatie te maken van wat zij bedoelden, die desondanks door hen als volkomen geloofwaardig worden ervaren: “Dat is wat ik gezegd heb!”.

Vergaan

Heel soms zie ik iemand die het maken van een verslag tot kunst heeft verheven. Zoals die keer dat een verslaglegger in gebreke was gebleven en daar door de voorzitter op werd aangesproken. Hij maakte ter plekke van het verschuldigde verslag voor ieders ogen een singulariteit met de woorden: “Voorzitter, dat verslag is door de tijd vergaan!”